Category: Contabilidad

Emprender un negocio conlleva ciertas responsabilidades que se deben tener siempre en consideración, por lo que conocer qué son los registros contables y entender para qué sirven, resulta imprescindible para garantizar el equilibrio de tus balances financieros y cumplir con las responsabilidades a los clientes tanto internos como externos

Dentro de estas responsabilidades se encuentra el tener que rendir cuentas a los socios, clientes, proveedores, empleados, autoridades fiscales como el Servicio de Administración Tributaria (SAT) o incluso a los bancos si se solicitó un crédito como una fuente de financiamiento para iniciar la empresa.

De ahí la importancia de mantener los números claros, propiamente registrados y actualizados de forma regular; con el fin de que sean de fácil acceso y fácil entendimiento en caso de que la empresa tuviera una auditoría fiscal.  

Tener registros contables al día puede ser la diferencia entre mantener las operaciones o el cierre de una empresa.

En éste artículo responderemos: ¿Qué son los registros contables y cuál es su función?, ¿cómo se clasifican los registros contables y qué datos debe incluir?

Libros contables, el paso antes de los registros contables

Para entender qué son los registros contables debemos ir un paso antes y definir qué son los libros contables, pues estos forman parte trascendental en el proceso de la realización de dichos registros.

Los libros contables son documentos en los que se registra la información financiera y económica de una empresa, ya sea física o digitalmente.

En los libros contables se deben incluir todas operaciones que se realizaron durante un período de tiempo determinado.

Por lo tanto, su objetivo principal es guardar los registros contables de la empresa de manera ordenada y cronológica.

Otro de los grandes beneficios de los libros contables es que permiten extraer información financiera específica de la empresa, y esto ayuda a conocer los balances generales de los registros contables e incluso a realizar aclaraciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), a quien se le deben presentar periódicamente.

Es por eso que se recomienda guardar y conservar los libros contables de una empresa durante 6 años o más.

Características de los libros contables

Las características más importantes de los libros contables son:

• Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
• Registran información contable y financiera real.
• Se componen por anotaciones de los registros contables. Estos deben hacerse en orden cronológico.
• Tienen carácter y validez legal.
• Pueden llevarse en papel o de forma digital.

¿Qué son los registros contables?

Los registros contables son los ingresos de información referente a los movimientos de recursos financieros en los libros contables.

La función de los registros contables es llevar una bitácora de cada operación realizada. Cada uno de los movimientos antes mencionados se registran en dos cuentas, mostrando el uso y el origen de los recursos.

El conjunto de registros contables se usa como base para calcular los resultados de las actividades de una empresa y su balance general.

Así como con los libros contables, los registros contables no sólo sirven para llevar el seguimiento de los estados financieros de la empresa, sino que también fungen como soporte y respaldo ante el SAT en caso de una auditoría o fiscalización.

Beneficios de los registros contables

Existen grandes beneficios para una empresa que resultan de llevar correctamente todos los registros contables, por ejemplo:

• Controlar los flujos de efectivo.
• Verificar la rentabilidad de la empresa.
• Servir como respaldo ante terceros como socios, clientes, proveedores, empleados y el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
• Dar visibilidad a la hora de tomar decisiones para el futuro de la empresa, como impulsar su crecimiento, comprar sucursales, expandirse, etc.

Tipos de registros contables

Los registros contables se pueden separar en dos grupos:

• Obligaciones contables y registrales
• Clasificación PGC (Plan General Contable)

Obligaciones contables y registrales

El Código de Comercio establece que los siguientes registros contables sean obligatorios:

Libro diario: En él se lleva el registro de todas las operaciones económicas realizadas por la empresa en el día a día.

Como lo vimos anteriormente, cada registro debe tener un orden cronológico de forma rigurosa.

Después de que los datos son reunidos en el libro diario son trasladados al libro mayor, y estos son de suma importancia para la realización de los estados financieros al final de cada período o ejercicio.

Como paréntesis, debemos apuntar que el libro mayor es el que se encarga de reflejar todas las operaciones económicas ejecutadas y registradas en el libro diario a lo largo de un periodo contable.

De esta forma, permite conocer en todo momento el saldo y las operaciones registradas.

Todos los registros asentados en el libro diario pasan al libro mayor.

Libro de inventarios y Balances: Este libro, como su nombre lo indica, incluye el balance e inventario inicial de una empresa lo más detallado posible, después debe ser actualizado por lo menos cada trimestre.

En el libro de inventarios y balances deben asentarse los siguientes aspectos:

• El balance e inventario final.
• Los balances de sumas y saldos.
• La cuenta de resultados.
• Las cuentas anuales compuestas por el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria.
• El estado de cambios en el patrimonio neto.

También existen una serie de registros contables que, aunque no son exigidos por la ley, le permiten a una empresa llevar un mejor seguimiento y administración de sus transacciones, por ejemplo:

• El Estado de resultados.
• El Estado de flujos del efectivo.

Clasificación PGC (Plan General Contable)

El Plan General Contable es un documento que contiene las normas contables vigentes y aplicables a las empresas.

Funciona como un manual de consulta y referencia al que los profesionales en materia de contabilidad acuden para aclarar y definir procesos.

El Plan General Contable tiene dos clasificaciones para los tipos de registros contables de acuerdo a las diferentes transacciones que se registren en él, los Asientos por temática y los Asientos por cuenta.

Asientos por temática

• Compras: Adquisición y pago de productos y servicios.
• Ventas: Venta y cobro de productos y servicios derivados de la actividad de la empresa (anticipos de clientes, descuentos por pronto pago, devoluciones, entre otros.)
• Operaciones financieras: Contratación y mantenimiento de operaciones financieras (operaciones en moneda extranjera, contratación de operaciones de financiación, pago de cuotas de operaciones de financiación, entre otras).
• Impuestos y tributos: Pago de impuestos y tributos (IVA, impuestos de sociedades, etc.).
• Nóminas: Operaciones relacionadas principalmente por el Departamento de Recursos Humanos (pago de nóminas, contabilización de honorarios de trabajadores autónomos y liquidación de seguros sociales).
• Amortizaciones y provisiones: Aplicación de amortizaciones y provisiones de activos no circulantes y de elementos circulantes de la empresa.
• Activos no circulantes: Adquisición y mantenimiento de los activos no circulantes de la empresa (asientos de gastos, subvenciones, ampliaciones y mejoras de los activos).
• Suplidos: En él se registran los asientos que no corresponden a los otros grupos como el intercambio sin mediación monetaria y la contabilización de facturas emitidas y recibidas por medio de terceros.

Asientos por cuenta

• Financiación básica: Cuentas relacionadas con la financiación a largo plazo (aportaciones de socios, capital social, beneficios no distribuidos, reservas, etc).
• Inmovilizados: Activos no circulantes o estructurales, estos se pueden llegar a depreciar con el paso del tiempo (maquinaria, terrenos, oficinas, propiedades comerciales, almacenes, entre otros).
• Existencias: Materia prima y activos que permiten el proceso productivo de la empresa. (mercancía, productos terminados, etc.)
• Acreedores y deudores: Son las obligaciones y derechos de la empresa como resultado de su actividad comercial y/o de sus obligaciones sociales. (proveedores, acreedores, clientes, SAT, entre otros.)
• Cuentas financieras: Derechos y obligaciones financieras de la tesorería de la empresa y las cuentas relacionadas a ella.
• Compras y gastos: Pérdidas de valor de los activos no circulantes, provisiones y gastos previsibles (compras, suministros, despensas, sueldos, servicios bancarios, intereses, amortizaciones, entre otros).
• Ventas e ingresos: Todos los ingresos resultados de la actividad comercial, ingresos extraordinarios y beneficios financieros.

¿Qué datos debe incluir un registro contable?

Para poder identificar y clasificar de manera correcta cada una de las transacciones en el registro contable es muy importante que contengan esta información:

• Número de la transacción para el registro cronológico de cada operación.
• Fecha de la anotación.
• Código y denominación correspondiente de acuerdo a la Clasificación PGC (Plan General Contable) antes mencionada.
• Importes asociados a cada cuenta.
• Descripción de la operación.

Ahora ya sabes qué son los registros contables y por qué es tan importante incluirlos en tus planes de negocio. Pueden ser la diferencia entre tener un negocio exitoso y uno que no permanecerá en actividades durante mucho tiempo.

¿Qué técnica utilizabas para llevar tus balances financieros antes de conocer los registros contables?

Para finalizar, podemos resumir que:

• Los libros contables son documentos en los que se registra la información financiera y económica de una empresa, ya sea física o digitalmente.
• El objetivo principal de los libros contables es guardar los registros contables de la empresa de manera ordenada y cronológica.
• Los libros contables y los registros contables se deben durante 6 años o más debido a cualquier aclaración ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
• Los registros contables son los ingresos de información referente a los movimientos de recursos financieros en los libros contables.
• La función de los registros contables es llevar una bitácora de cada operación realizada.
• Los tipos de registros contables son: Obligaciones contables y registrales, y Clasificación PGC (Plan General Contable).

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Conocer qué es el capital contable es indispensable para el balance económico de tu organización.

Para que una empresa goce de una salud financiera, debe conocer toda la información con respecto a sus ganancias, inversiones, deudas, donaciones, entre otras. Pero, ¿de qué forma puede tener todos estos datos de forma certera? A través del capital contable.

Si no conoces este concepto, en este artículo te hablaremos acerca de qué es el capital contable, para qué sirve el capital contable y cómo puedes calcularlo.

Además, también podrás conocer:

• Características del capital contable
• Elementos del capital contable
• Clasificación del capital contable

Comencemos por los conceptos básicos para un mejor entendimiento del tema.

¿Qué es el capital contable?

El concepto de capital contable, según las Normas de Información Financiera (NIF), es el valor residual de los activos de una entidad (empresa) una vez que se deducen todos sus pasivos. El capital contable surge de las aportaciones de los propietarios, transacciones, entre otros tipos.

Del mismo modo, el capital contable es la diferencia entre activo y pasivo de una empresa. Se conforma por socios de la empresa, que representan el capital social, reservas, dividendos decretados en acciones, superávit de capital, utilidades del ejercicio y utilidades retenidas.

Sus resultados pueden ser: capital contable positivo, capital contable negativo y capital contable equilibrado. Dependiendo del resultado, es que se puede determinar la situación en la que se encuentra tu empresa.

Estado de cambio en el capital contable

Por otro lado, el estado de cambios en el capital contable muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante un periodo contable. Su estructura es la siguiente:

• Saldos iniciales del capital contable
• Movimientos de propietarios
• Movimientos de reserva
• Resultado integral
• Saldos finales de capital contable

La información que se debe revelar en las notas a los estados financieros en relación con el capital contable son:

• El importe de los dividendos que fueron distribuidos y cuál fue su forma de pago
• El monto de los reembolsos de capital que fueron efectuados
• La descripción y monto de las aportaciones a capital que fueron realizados en los periodos de los estados financieros presentados

Características del capital contable

Para entender qué es el capital contable, es necesario conocer sus características, las cuales son las siguientes:

Capital ganado

El capital ganado o déficit, es el resultado de las actividades de la empresa. Este puede estar integrado por:

• Utilidades retenidas, incluyendo las aplicadas a reservas de capital
• Pérdidas acumuladas
• Exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable.

Capital contribuido

El capital contribuido hace referencia a las aportaciones de los dueños y donaciones recibidas por la empresa. Se integra por:

• Capital social, que es el aporte de los accionistas suscritos a la empresa
• Aportaciones para futuros aumentos de capital
• Prima en venta de acciones
• Donaciones

Otras características del capital contable son:

• Reserva de capital. Dentro de lo que integra al capital contable la reserva de capital forma parte del capital ganado y su origen es la asignación de utilidades acumuladas para fines específicos.
• Capital emitido no suscrito. Es la diferencia entre capital de la sociedad y cantidad bajo suscripción.
• Capital suscrito. Corresponde a todo el capital que los accionistas dan.
• Capital suscrito y no exhibido. Es el capital pendiente por parte de los accionistas o socios.

¿Para qué sirve el capital contable?

El capital contable se obtiene de los activos y pasivos y su resultado te dará información valiosa del estado financiero de tu empresa. Determina el valor contable de las acciones de tu negocio, estipula los activos totales, establece el grado de productividad que tiene una inversión y da un panorama real de la compañía.

Cuando tienes estos datos actualizados, puedes tomar decisiones sobre hacia dónde dirigir tus inversiones. Además, es un parámetro muy útil al hablar con posibles/futuros inversionistas.

Conocer qué es el capital contable conlleva también saber todo lo que lo envuelve. Por lo tanto, los próximos puntos te ayudarán a comprender profundamente el concepto de capital contable, antes de saber cómo calcularlo.

Elementos del capital contable

Además de saber qué es el capital contable y cuáles son sus características, debes conocer qué elementos lo integran para que su cálculo sea relevante. Entre los elementos del capital contable se incluyen:

• Actualización en activos no monetarios. Esta es la evaluación de activos fijos y contrapartidas.
• Capital social. Se refiere a las acciones de los socios fijos y variables.
• Resultado del ejercicio. Se incluyen las utilidades o pérdidas dentro de un periodo contable actual. Esta información tiene que coincidir con tu estado financiero de ganancias o pérdidas.
• Resultado del ejercicio anterior. Son las utilidades y pérdidas que tiene la empresa, así como los pendientes de los socios sobre un periodo determinado.
• Reserva legal. Se refiere a la reserva de capital que facilite la salida ante posibles situaciones extraordinarias o contingencias que afecten a la empresa.
• Reserva para reinversión. Este aplica únicamente a las inversiones dentro del sector tecnológico.

Toma en cuenta estos elementos para que, al momento de realizar el cálculo del capital contable de tu empresa, sepas todos los demás aspectos que debes incluir.

Cuentas del capital contable

El registro de capital contable se hace generalmente a través de cuentas para cada concepto. Estas se conforman por otras subcuentas para cada uno de los elementos o partidas que se deseen controlar. Las cuentas del capital contable suelen expresarse de la siguiente forma:

• Capital social
• Acciones de cada capital suscrito
• Aportaciones para futuros aumentos de capital
• Prima de venta de acciones
• Donaciones
• Reserva legal
• Reserva de reinversión de utilidades
• Utilidades acumuladas
• Pérdida acumulada
• Actualización de capital contable
• Exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable

Una vez que ya conoces desde qué es el capital contable hasta todos los elementos que lo conforman, ahora sí te diremos cómo puedes calcularlo.

¿Cómo se calcula el capital contable?

Calcular el capital contable de tu empresa es más sencillo de lo que podrías pensar. La fórmula del capital contable es la resta entre los activos y los pasivos. Los primeros son los recursos de valor que generan o podría generar beneficios a futuro (ganancias) y los segundos, son las deudas y obligaciones que tienes que pagar por tus activos.

Para hacer el cálculo de tu capital contable puedes realizar dos listas. En la primera tienes que enumerar todos tus activos y en la segunda tus pasivos. Una vez que te cerciores de que no te falta nada por enlistar, suma todos los elementos de cada lista.

Cuando tienes la suma total de tus activos y tus pasivos, entonces realiza la resta correspondiente. ¡Ese es tu capital contable!

Ahora, ¿qué pasa cuando el capital contable es positivo o negativo? Esto puedes saberlo según la clasificación del capital contable.

¿Cuál es la clasificación del capital contable?

La clasificación de las cuentas del capital contable pueden ser tres diferentes y te las explicamos a continuación.

• Capital contable positivo. Un capital contable positivo se puede determinar cuando el valor del activo es mayor que el monto pasivo. Cuando esto sucede, se puede decir que la empresa está generando ganancias.
• Capital contable negativo. Este resultado se da cuando el activo es menor que el monto pasivo. Si este llegara a ser el caso, significa que la empresa está teniendo pérdidas, pero gracias a los apoyos de financiamiento para emprendedores su situación puede recuperarse.
• Capital contable equilibrado. Si bien esta situación no suele ser tan común, cuando el estado de variaciones en el capital contable es igual, significa que la empresa no tiene deudas pero tampoco ganancias.

El buen cálculo del capital contable te sirve como indicador del valor de tu empresa. Esto significa que, a través de su resultado, puedes tener (y compartir) una idea del valor de tu negocio si las deudas y los compromisos adquiridos no existieran.

¿Hubieras pensado que conocer el rendimiento sobre capital contable sería tan fácil?

Como has podido comprobar al saber qué es el capital contable, este es un indicador muy valioso para conocer qué tan saludable se encuentra tu empresa en materia de contabilidad y finanzas. Además, te ayuda a tomar decisiones estratégicas y permite que tus accionistas visualicen lo que pueden aportar para tu crecimiento, según el panorama actual.

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Conocer qué son los sistemas ERP ayudará a tu compañía más de lo que piensas. Mantener a tu empresa actualizada en todos los niveles es clave para impulsar su crecimiento y este recurso tecnológico es fundamental para lograrlo.

Las siglas ERP hacen referencia a Enterprise Resource Planning, lo que vendría a ser como sistema de planificación de procesos empresariales. Con este recurso, podrás situar a tu negocio como referente dentro de un mercado tan competitivo como saturado, por lo que necesitas las mejores herramientas tecnológicas disponibles. Y los sistemas ERP lo son.

En este post, descubrirás qué son los sistemas ERP, cómo funcionan, algunas ventajas y los pasos para implementar uno de estos recursos en tu empresa. ¡Acompáñanos!

¿Qué son los sistemas ERP?

Al hablar sobre qué son los sistemas ERP debemos decir que se trata de una de las innovaciones en gestión empresarial más importantes de los últimos tiempos. En esencia, es una herramienta tecnológica, mediante la cual podrás integrar y automatizar los principales datos y procesos de la compañía en una única plataforma.

Algunos de los procesos que pueden incluirse dentro de lo que son los sistemas ERP son los siguientes:

• Gestión de las finanzas
• Organización de stocks
• Informes
• Gestión de las ventas

La idea de implementar un software ERP es que toda la información esté almacenada en un sólo lugar, al cual puedan acceder todos los sectores de la empresa y administrar su información. Y si, aunque las empresas están divididas en áreas y departamentos, en ocasiones dependen unos de los otros y actuar conjuntamente, para una mejor eficacia en la ejecución de las actividades

Sin embargo, el sistema ERP no sólo es capaz de ofrecer una facilidad en cuanto a la gestión de datos y organización de una empresa. También permite que la compañía obtenga una ventaja competitiva, con respecto a otras del mismo sector.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

La idea de aplicar lo que son los sistemas ERP pasa por eliminar los software de control paralelos de la empresa.

Para ello, este mecanismo de gestión está disponible en módulos, cada uno dispuesto para una área de la compañía y, aunque hay algunos que son comunes a los distintos segmentos (el caso de las nóminas o facturas), la realidad es que cada segmento cuenta con sus distintas particularidades.

¿Quieres saber cómo funciona un sistema ERP? Te lo explicamos con un ejemplo:

1. El primer paso pasa cuando el cliente realiza el pedido. Una vez hecho, es tarea del vendedor registrarlo dentro del sistema.
2. Posteriormente, el sector de producción recibe la notificación de que se debe producir el pedido solicitado.
3. El departamento encargado de la gestión de suministros también es advertido de que debe realizar un control de inventario de los materiales que se utilizarán para la producción del artículo.
4. En caso de que deba sustituirse el stock, el sector encargado es el de suministro. Al mismo tiempo, se debe informar al área financiera sobre el gasto que se realizará por la compra de la materia prima del producto.
5. El departamento de Finanzas es alertado de que debe cobrar por el producto vendido.
6. El sector de Contabilidad recibe datos relacionados con la facturación y los costos.
7. Quienes están encargados de la logística son informados sobre el pedido en cuestión, para programar la entrega (tomando en cuenta, por supuesto, el tiempo que toma fabricar el artículo).

Este es, básicamente, el proceso de lo que es un ERP. Durante la ejecución de estos pasos, todos los departamentos de la empresa tienen acceso a todo lo que sucede e, incluso, pueden realizar un seguimiento de cómo va el procedimiento en tiempo real.

Beneficios de un sistema ERP para las empresas

Actualmente, tanto las pequeñas como las medianas y grandes empresas implementan lo que son los sistemas ERP, cada vez en mayor medida. Un sistema de este tipo contribuye al crecimiento de cualquier negocio, ya que conlleva una serie de ventajas que te explicamos a continuación.

Entre los principales beneficios de lo que son los sistemas ERP, tenemos los siguientes:

• Los procesos, que solían llevar más tiempo, ahora están automatizados, por lo que se realizan rápidamente.
• La automatización de los procesos garantiza, tanto una mayor flexibilidad del equipo, como más seguridad y control de lo que ocurre en la empresa.
• Hay una comunicación más fluida entre el personal de tu empresa, lo que sirve para la gestión interna de tu equipo de trabajo.
• Existe más agilidad en cuanto al registro de la información y el control en los distintos procesos, dado que toda la información está en una misma plataforma.
• Los sistemas ERP brindan mayor eficiencia en los distintos procesos de gestión.

Estos son algunas de las mejores que producen lo que son los sistemas ERP y la razón por la cual disponer de ellos, te hace ser mucho más competitivo dentro del mercado actual.

Pasos para implementar un ERP en tu empresa

Ahora que ya sabes que son los sistemas ERP y en qué puede beneficiarte su implementación, ¿no crees que es momento de ver los pasos para implementar este mecanismo en tu empresa?

Veamos que proceso debes seguir para que tu empresa empiece a beneficiarse de lo que son los sistemas ERP:

1. Identifica los problemas y establece los objetivos

No puedes implantar un método si no eres consciente de todas las problemáticas dentro de tu negocio. Y, por supuesto, tampoco si no tienes claro qué aspiras conseguir con un método de gestión diferente.

Mediante lo que son los sistemas ERP, solucionas muchos inconvenientes dentro de tu empresa. Sin embargo, debes tener bien identificadas las distintas problemáticas y saber qué necesidad aspiras solventar con este tipo de método de gestión.

Para ello, un buen inicio es utilizar los indicadores clave de rendimiento (o KPI), ya que el análisis de los mismos te servirá para entender la necesidad de intervención del sistema ERP.

2. Evalúa tus opciones

Debes ser consciente de que no todos los sistemas ERP te servirán de la misma forma. Debes elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades y evaluar la mejor opción.

Elegir el sistema más óptimo es fundamental, por lo que debes pensar, no sólo en las necesidades a resolver actualmente, sino también en las futuras. Te dejamos una lista breve con los principales sistemas ERP en el mercado:

SAP

Cuenta con un sistema de información seguro y actualizaciones frecuentes. su objetivo es acelerar la resolución de inconvenientes, relacionados con los siguientes procesos:

• Servicios
• Compras
• Producción
• Finanzas
• Recursos Humanos
• Ventas

Oracle

El sistema ERP de esta compañía estadounidense permite gestionar desde la contabilidad hasta la emisión de reportes. Incluso, tienes la posibilidad de trabajar de forma híbrida con una opción en la nube, siguiendo el modelo de Cloud Computing.

TOTVS

Esta empresa brasileña brinda servicios ERP a empresas de diversos tamaños, siendo eficaz para la resolución de tareas y actividades diarias, tanto de empresarios como de gerentes.

Puedes hacer un control financiero y fiscal, acciones administrativas o el análisis del ROI (uno de los indicadores financieros para empresas más conocidos)

Tiny ERP para comercio electrónico

A diferencia del TOTVS, se enfoca en pequeñas empresas o tiendas digitales. La intención es incrementar la eficacia de los procesos internos de estas compañías, mediante el acceso a gráficos y métricas importantes.

Incluso, temas como hacer el presupuesto de una empresa serán menos complejos con este tipo de sistema ERP.

Cuenta Blue ERP

Otro software ERP importante dentro del mercado brasileño. Tiene integración con plataformas como CRMG, pagos o automatización de marketing.

3. Migración de datos

Un paso crucial dentro del proceso de lo que son los sistemas ERP es migrar los datos. La calidad de la información que vas a migrar, así como las codificaciones del sistema previo representan un esfuerzo para poder reconocer de forma correcta el origen de cada uno de los datos que analizarás.

Posterior al análisis, estos datos deben ser depurados e insertados en lo que será la nueva base de datos del sistema ERP. Sólo los datos prioritarios deben ser transferidos al sistema.

4. Formación del personal

Un punto clave para poder poner en funcionamiento lo que son los sistemas ERP es el de que el personal que vaya a hacer uso de esta herramienta debe estar capacitado para utilizarlo.

Los colaboradores deben poder usar el ERP y garantizar que se sientan lo más cómodos posible con el sistema ERP y, así, incrementar tanto su experiencia como su conocimiento del sistema.

5. Poner en marcha el sistema

En este punto, está listo el sistema ERP para arrancar, así que revisa que esté todo en orden para su puesta en marcha.

Una recomendación adicional es que realices una prueba de funcionalidad antes de empezar, sólo como medida de seguridad adicional. ¡Y listo!

6. Control y seguimiento

Debes saber que, con instalar un sistema ERP, no significa que el proceso esté completo. Se trata de algo continuo, que debes mantener bajo seguimiento y, así, evitar cualquier posible inconveniente que pueda ocurrir con relación a su funcionalidad.

También debes hacer un mantenimiento periódico de lo que son los sistemas ERP de forma continua, para poder garantizar la funcionalidad de la herramienta.

Con estos pasos, tu empresa está más que preparada para utilizar lo que son los sistemas ERP. No sólo tendrás procesos internos más rápidos, simples y seguros, sino que también posicionarás a tu compañía a la vanguardia del mercado.

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En una empresa de exportación es común que muchos empleados tengan que salir a realizar su trabajo fuera de la oficina. Esto implica viajes, comidas y demás pagos que el colaborador tiene que justificar para que el área contable del negocio pueda tener una gestión de los gastos correcta y equilibrada. Una forma de justificar esto es a través de las notas de gastos.

Te recomendamos no restar importancia al informe de gastos de cada uno de tus trabajadores, pues cada concepto ayuda a saber en qué está gastando tu empresa y si es necesario realizar algunas modificaciones.

Si actualmente no sabes cómo hacer una relación de gastos, descuida. En este artículo te vamos a decir cómo llenar un comprobante de gastos. Pero antes, profundicemos un poco acerca de la importancia de las notas de gastos.

¿Qué es una nota de gastos?

La nota de gastos o los también llamados comprobantes de gastos, son un documento utilizado por los empleados de una empresa para solicitar el reembolso de los gastos que tuvieron que hacer para poder realizar su trabajo, por ejemplo: gasolina, kilometraje, comidas, estacionamiento/parquímetros, hospedaje, renta de vehículo privado, entre otros.

Este formato de comprobante de gastos puede ser físico o digital y cada empresa puede hacerlo de forma diferente, ya que cada negocio sabe los campos y conceptos que necesita justificar.

Las notas de gastos se entregan al área de contabilidad o finanzas de tu empresa y ellos se encargan de verificar y administrar el gasto de cada empleado.

¿Para qué sirve la hoja de gastos?

Una hoja de gastos, como también se le puede conocer a las notas de gastos es esencial para documentar los gastos de los empleados en relación a su trabajo. Hay muchas empresas que, en caso de que sus colaboradores deban realizar un viaje o esto forme parte de su día a día, los gastos a cubrir no se adelantan y estos tiene que ser pagados por el mismo trabajador.

La hoja de gastos personales contiene, precisamente, todo lo que el trabajador tuvo que cubrir y de esta manera pide un reembolso. Pero, de igual manera, las notas de gastos sirven para conocer dichos pagos y poder tener un comprobante que los justifique.

¿Por qué es importante una nota de gastos?

El reporte de gastos se vuelve un documento clave para el control de gastos dentro de una empresa y evita que puedan cometerse fraudes o gastos extras que el negocio no esté contemplando dentro de su presupuesto inicial.

Algunos de los beneficios de las notas de gastos son poder mantener un control del presupuesto interno y saber cuáles son los gastos prioritarios de la empresa en cuanto a los traslados o viajes de negocio que los colaboradores deben realizar.

¿Qué gastos deben tomarse en cuenta en un reporte de gastos?

Tal como lo mencionamos, todos los gastos que un trabajador tenga en relación con sus actividades deben incluirse en la hoja de gastos. Entre los gastos más frecuentes se encuentran los siguientes:

• Viajes
• Alojamiento
• Aparcamiento (como estacionamientos o parquímetros)
• Traslados (ya sea en transporte público o privado)
• Gasolina
• Comidas
• Boletos de autobús o avión
• Gastos en general

Algunos datos que no deben tomarse en cuenta: gastos totalmente personales del colaborador, por ejemplo, souvenirs o alimentos o bebidas que no sean relevantes con sus actividades.

De esto radica la importancia de revisar detalladamente las notas de gastos para evitar que los trabajadores inflen dichas cuentas o usen el presupuesto otorgado en gastos que nada tengan que ver para el beneficio de la realización de sus actividades.

¿Cómo se elabora una nota de gastos?

Si te preguntas cómo se llena un comprobante de gastos, debes saber que las notas de gastos no tienen un formato determinado, pues cada empresa incluye los campos que mayor importancia consideren. Sin embargo, si existen partes de una nota de remisión que no pueden faltar para poder contemplar todos los datos necesarios.

A continuación te compartimos los elementos fundamentales dentro de un ​​recibo de gastos:

• Nombre del proveedor
• Concepto de gasto
• Importe total
• Fecha de transacción

Como ya lo mencionamos, algunas empresas requieren agregar información adicional como gastos de kilometraje, comidas, hospedaje, entre otros. Esto dependerá de cuál sea el tipo de nota de gasto que debes realizar.

Una vez que sabes cómo llenar una nota de remisión, lo siguiente es que tomes en cuenta los siguientes puntos para saber cómo hacer una relación de gastos.

• La hoja de gastos debe ser realizada por el mismo trabajador. Este se encarga de recopilar todos los datos de los gastos incurridos por sus actividades laborales con base a los tickets o facturas emitidas.
• Es recomendable que las notas de gastos sean verificadas regularmente por un auditor para que la empresa pueda asegurarse de la autenticación de cada nota de remisión.
• Una vez entregada la relación de gastos, el área de contabilidad tiene la responsabilidad de agregar dichos gastos (y sus comprobantes correspondientes) al libro mayor para tomar en cuenta estos costos dentro de la contabilidad de la empresa.

Recomendaciones para hacer una nota de gastos

Como has podido comprobar, no puedes restar importancia a las notas de gastos que generan tus empleados por sus actividades laborales. Por ello, te damos algunos consejos para que este documento tenga una mayor efectividad.

1. Establece un formato de entrega de notas de gastos

Si confías en que tus empleados sepan todo lo que deben agregar en sus notas de gastos, puede que te lleves una mala sorpresa. Recuerda que ellos están concentrados en realizar sus actividades, por lo que podrían olvidar algún detalle que tu área de contabilidad considere importante para justificar.

Para que las notas de gastos de tu empresa se llenen de manera efectiva, te recomendamos crear una política de llenado o una serie de pautas que cada colaborador debe conocer para la realización del formato de comprobante de gastos.

Asegúrate que todos lo conozcan y ayúdalos a resolver sus dudas para que, poco a poco, puedan dominar cada uno de los datos que tu empresa requiere dentro de las hojas de gastos.

2. Determina los plazos para la entrega de notas de gastos

Cuando tus empleados saben cómo llenar una nota de remisión, también debes informarles acerca de los días que tienen como límite para entregar su relación. Este es un punto muy importante, pues es vital que tu área de contabilidad tenga la información en tiempo y forma en caso de realizar un corte de gastos mensuales o si deben someterse a alguna auditoría.

No olvides recalcar estos plazos a tus empleados para evitar atrasos que puedan afectar tus finanzas.

3. Automatiza tu proceso de recopilación de información

Si tu empresa recibe notas de gastos de forma diaria, esto podría ser bastante abrumador para tu área contable. Recuerda que las tareas manuales tienen mayor riesgo de sufrir errores humanos y si buscas evitar eso, te recomendamos considerar algún software o aplicación especializada que te permita automatizar tanto el llenado de información como su recopilación y análisis.

Esto, además, es un enorme apoyo para tu equipo contable, pues podrán dejar de lado muchas actividades manuales (como el llenado punto por punto de las notas de gastos) para concentrarse en analizar y comprobar que todo gasto esté justificado.

De la misma forma, poder gozar de una plantilla establecida o una aplicación intuitiva también puede motivar al empleado a que no olvide ningún detalle de la hoja de gastos. Aunque pudiera parecer una tarea muy simple muchos colaboradores pueden considerar esta tarea como algo monótona y pueden restarle la importancia que realmente tiene.

Sin embargo, si logras que esta actividad sea un aspecto rápido y sencillo, menores contratiempos tendrás.

Ahora que ya sabes qué son las notas de gastos y cómo llenar esta relación, ¿tienes algo parecido a este documento en tu negocio? Si la respuesta es no, no tardes mucho en incorporar, pues podrías estar teniendo fugas de dinero o gastos sin comprobar, que, en caso de alguna auditoría, podrían presentar problemas.

No olvides que los gastos de tu empresa afectan directamente con tu presupuesto. Evita tener un descontrol en tus números y asegúrate de tener todo gasto justificado.

En caso de presentar problemas de liquidez en tu empresa de exportación, te invitamos a que conozcas nuestro servicio de factoraje financiero en Mundi. A través de este apoyo puedes adelantar hasta el 90% de tus facturas por cobrar para que tus operaciones continúen sin complicaciones ni limitantes.

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¿Sabías que aprender a hacer un flujo de efectivo es un punto determinante para el crecimiento de tu negocio?

Una parte muy importante en el éxito de una empresa se encuentra en la forma en la que lleva su administración y finanzas mes a mes.  

De ahí nace la pregunta: ¿Sabes realmente cuánto dinero entra y sale de tu empresa? Y es que seguramente, como empresario o emprendedor, has escuchado sobre el flujo de efectivo, flujo de caja o cash flow, pero muchas veces no logramos dimensionar la importancia de crear uno y tenerlo al día.

Teniendo un flujo de efectivo, podrás entender cuánto dinero tienes disponible para proyectar todas las actividades de tu negocio de una forma real y segura.

A continuación, veremos qué es y cómo hacer un flujo de efectivo de la forma más fácil. Además de algunos ejemplos de flujo de efectivo para poner en perspectiva su importancia.

¿Qué es un flujo de efectivo?

Muchas veces, cuando pensamos en “flujo de efectivo”, creemos que se refiere a la cantidad tangible de monedas y billetes que tiene un negocio, pero en realidad el flujo de efectivo es un informe o documento donde se registran las entradas y salidas de dinero en efectivo de una empresa.

¿Y cómo se traducen esas entradas y salidas de efectivo? Las entradas de efectivo son todas las actividades que aumentan el dinero que tiene disponible el negocio, por ejemplo, el ingreso que genera la venta de tu producto o servicio.

Por otro lado, las salidas de efectivo son todas las actividades que disminuyen el dinero disponible, por ejemplo, compras de insumos para producción, salarios y la renta de oficinas o espacio de trabajo.

Por lo tanto, una buena gestión del flujo de efectivo puede ser la clave para el éxito financiero de una empresa, pues su análisis y manejo adecuado permite realizar una proyección del crecimiento del negocio a través de números reales, y también para tener un buen control de gastos.

Expertos en materia de manejo de dinero afirman que: ‘Los flujos de efectivo son importantes porque cuando una empresa sabe exactamente con cuánto dinero cuenta y el momento en que tiene que pagar sus obligaciones, como sueldos, compra de materia prima, rentas, impuestos, entre otros gastos, esto le permitirá realizar una exitosa planeación financiera de corto, mediano y largo plazo.’ Y nosotros en Mundi, estamos totalmente de acuerdo por todo lo que platicamos anteriormente.

Objetivos tangibles de un flujo de efectivo

Ya hablamos sobre qué es un flujo de efectivo y qué es lo que se busca al tenerlo, pero si queremos puntualizar sus objetivos más esenciales serían:

• Dar información clara y certera sobre los rubros y/o actividades en los que se ha gastado más del efectivo disponible.
• Reportar flujos de efectivo pasados para crear proyecciones.
• Generar información oportuna para tomar decisiones que ayuden a las operaciones de la empresa.
• Determinar si es buena idea realizar inversiones a corto plazo, sólo si existe un excedente de efectivo disponible.
• Medir la capacidad de la empresa para enfrentar sus obligaciones con terceros (como proveedores) y con los propios accionistas.

¿Cómo hacer un flujo de efectivo?

El primer paso a la hora de hacer tu flujo de efectivo es estructurarlo y categorizarlo de acuerdo a tres pilares:

• Actividades de Operación.
• Actividades de Inversión.
• Actividades de Financiamiento.

Actividades de Operación

A grandes rasgos, las Actividades de Operación son los gastos que resultan de las actividades de producción o comercialización de los productos, o la prestación de los servicios de la empresa. Por ejemplo:

• Pago de nóminas.
• Pago de renta de oficinas o espacios de trabajo.
• Costo de ventas.
• Pago de impuestos.
• Pago de servicios públicos.

Actividades de Inversión

Dentro de las Actividades de Inversión que se incluirán en el flujo de efectivo, se deben considerar todas las actividades que aportan un beneficio futuro para la empresa, y que ayudan al incremento o mantenimiento de la capacidad productiva de la misma. Por ejemplo:

• Equipo de oficina.
• Equipo de transporte.
• Equipo tecnológico (por ejemplo, de cómputo).
• Propiedades (por ejemplo, terrenos, edificios).
• Títulos valores.

Actividades de Financiamiento

Las Actividades de Financiamiento, o Actividades de Financiación dentro de un flujo de efectivo, son todos los recursos adquiridos para la empresa. Estos recursos pueden ser de terceros a la empresa, y se les conocen como recursos pasivos; o pueden ser de los socios, y estos recursos se conocen como patrimonio. Por ejemplo:

• Aportes de los socios.
• Venta de acciones.
• Incorporación de nuevos socios capitalistas.
• Acreedores diversos.
• Deudores diversos.
• Capital Social.

Métodos para elaborar un flujo de efectivo: Directo e Indirecto

Una vez que tenemos categorizadas las actividades de la empresa, podemos seguir elaborando nuestro flujo de efectivo. Existen dos métodos para hacerlo: El Método Directo y el Método Indirecto.

Método Directo

En el Método Directo, en un flujo de efectivo, se presentan los rubros o actividades que afectan entradas y salidas de efectivo, e información de todo lo relacionado a:

• Cobranza en efectivo a los clientes.
• Cobros derivados de la operación.
• Pagos en efectivo a personal y proveedores.
• Efectivo que ha sido recibido por concepto de intereses, dividendos y rendimientos sobre inversiones.
• Pagos de intereses bancarios realizados en efectivo.
• Pagos de impuestos realizados en efectivo.

Es importante resaltar que en el Método Directo se deben dividir las actividades de operación por categorías principales de cobros y pagos en términos brutos.

Básicamente, el Método Directo reúne las operaciones de la empresa y las categoriza muy parecido a un estado de cuenta bancario.

Esto lo hace detallando el efectivo recibido, derivado de las actividades de operación de la empresa. Y por otro lado, enlista con números negativos las salidas de efectivo, como el pago de renta de oficinas. De esta forma poder obtener el monto total entre entradas y salidas de dinero.

Método Indirecto

El Método Indirecto se calcula de forma diferente, pues en éste, el flujo de efectivo se parte desde la utilidad y posteriormente desde los rubros o actividades de la operación de la empresa.

Recuerda que la utilidad es el punto inicial del Método Indirecto.

En el Método Indirecto se deben considerar:

• Cambios en las cuentas de operación (cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos, etc.).
• Cambio en rubros de la operación (aumento o disminuciones en cuentas por cobrar, inventarios, pasivos estimados y provisiones).
• Diferencias por fluctuaciones en tipos de cambio.
• Depreciación y amortización.
• Utilidad o pérdida en ventas de propiedades, equipo tecnológico u otros activos de la operación.
• Provisiones para proteger los activos de la empresa.
• Utilidades o pérdidas en venta de propiedad, planta y equipo e inversiones.

Un punto importante es que a la utilidad del flujo de efectivo:

• Se le debe sumar todo concepto que no implica una salida de dinero.
• Se le debe restar todo concepto que no implica una entrada de dinero.

¿Cómo mejorar el flujo de efectivo?

A continuación, te damos algunas ideas para planear tu flujo de efectivo de mejor forma y que te ayudarán a tener una mejor liquidez en la empresa.

• Perfecciona tu cobranza: Busca alternativas para cobrarle a tus clientes, sin caer en lo agresivo. Puedes ofrecerles incentivos o descuentos por pronto pago, pero también puedes establecer penalizaciones como intereses por atrasos en el tiempo de pago.
• Aumenta tus ventas al contado: Al aumentar las ventas, naturalmente, también aumentará el efectivo en caja. Además de los incentivos y descuentos por pronto pago, puedes aplicarlos para pago en efectivo.
• Realiza presupuestos: Presupuesta con el registro de ingresos y gastos que ya tienes. Incluye en el presupuesto los gastos más importantes como nóminas, rentas, pago de servicios, y limita o reduce el gasto de papelería, despensa de la oficina o combustible de los autos de la empresa.
• Ten una línea de crédito de la que puedas disponer: Ésta es una buena idea si la empresa presenta problemas con el flujo de efectivo por un momento determinado. Naturalmente, no se debe recurrir a ésto si no se podrá pagar de regreso en tiempo y forma.

En resumen podemos concluir varios puntos:

• Un flujo de efectivo, cash flow o flujo de caja es un informe o documento donde se registran las entradas y salidas de dinero en efectivo de una empresa.
• El flujo de efectivo se relaciona con el ingreso neto de una empresa.
• Si el flujo de efectivo de las actividades de la operación es superior al ingreso neto, regularmente, se asume que las ganancias de la empresa son positivas; pero si fuera el caso contrario, se considera que la empresa es inestable.
• Calcular el flujo de efectivo es el mejor indicador sobre lo rentables que son las operaciones en una empresa.
• Los pilares de un flujo de efectivo son: las Actividades de Operación, las Actividades de Inversión y las Actividades de Financiamiento.
• Los métodos para elaborar un flujo de efectivo son: El Método Directo y el Método Indirecto.
• Ofreciendo descuentos o incentivos en cobranza y ventas al contado en efectivo puedes tener mejores ingresos y mejorar tu flujo de efectivo.

Como un extra, queremos recordarte que en Mundi tenemos una solución de factoraje, para que puedas financiar tus cuentas por cobrar de exportación en sólo 24 horas.

¡Muchos éxitos!

¿Has escuchado sobre los activos diferidos? Tal vez no como definición, pero los gastos de activos diferidos, como también son conocidos, están presentes en todo negocio como recursos de contabilidad que le aportan equilibrio a los números de la empresa y que podrán ser considerados como patrimonio de la misma.

Con anterioridad, ya hemos platicado sobre diferentes estrategias para tener una estabilidad financiera con proyecciones positivas. Por lo que utilizar un recurso financiero, como lo es el activo diferido, le será de gran utilidad a tu compañía para evitar que se alteren, tanto los ingresos como los egresos de la corporación, en cada uno de los reportes de sus respectivos períodos.

¡Y, aunque no lo creas, también puedes incluir los activos diferidos como bienes, dentro de lo que es el patrimonio de la organización!

A continuación, explicaremos qué son los activos diferidos, cómo podrás clasificarlos y algunos ejemplos puntuales para que puedas incluirlos en los planes financieros de tu negocio.

¿Qué son los activos diferidos?

Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan en la inmediatez.

Su objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos.

Un punto muy importante sobre este recurso financiero, que hay que tener en cuenta es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.

¿Cuándo se puede reconocer un activo diferido?

Identificar los activos diferidos es menos complicado de lo que parece, ya que estamos seguros que los habrás reconocido en tu empresa (pese a que, probablemente, desconocías que se trataba de un activo diferido como tal).

Para que puedas reconocer los activos diferidos, presentamos un pequeño cuadro de situación:

¿Qué ocurre cuando una empresa realiza un pago adelantado, sea por cuotas de publicidad, arrendamientos, honorarios, seguros…? Estos gastos que está realizando no son para utilizarse de manera inmediata, ya que la idea es que la compañía los vaya utilizando con el transcurso del tiempo.

Y, mientras sucede esto, esos gastos permanecen en calidad de activos. Te mencionamos algunos ejemplos en este post, pero ahondaremos en ellos más adelante.

¿Por qué usar activos diferidos?

Como vimos anteriormente, los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto.

Una vez que se haga uso de dichos activos, se considera un gasto y estos gastos derivarán en lo que se conoce como amortizaciones y depreciaciones, las cuales son pérdidas de valor del bien o servicio.

En otras palabras, tratar la adquisición de bienes y servicios como activos diferidos, logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los números declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos.

Eso sí, cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.

Principios de los activos diferidos

Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. Básicamente, se sustentan en un total de 2 principios contables, los cuales son:

1. Principio de devengo

En primer lugar, se sigue lo que determina el principio de devengo, el cual establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, más de pagos y cobros.

Por esta razón, cuando se genera algún pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume.

2. Principio de correlación de ingresos y gastos

Por otra parte, está el principio de correlación y gastos. Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión.

De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.

Características de los activos diferidos

Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:

• Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo. En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata (incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto).
• Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
• Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.

Requisitos para contabilizar un activo diferido

Ya teniendo claro lo que son los activos diferidos y cómo funcionan, debes saber que para que se puedan contabilizar, un activo de estas características tiene que cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal.

Estos son los 3 requisitos que deben cumplirse para que pueda ser considerado como un activo diferido:

1. Debe encajar con la definición de activo

Como te mencionamos anteriormente la definición de activos diferidos, no la repetiremos. Pero si extraemos algunos puntos a los cuales queremos que prestes atención:

• En primer lugar, los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad.
• Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía.
• El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago.
• Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.

2. El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento

Ya sabemos que de un activo diferido se esperan beneficios futuros. Sin embargo, más allá de eso, también este valor debe poder ser valorado de forma fiable. ¿Qué significa esto?

Sencillo: la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.

3. Los intangibles deben ser identificables

Aquí tenemos que, en el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:

• Que sea separable. Es decir que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma.
• Que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.

En este punto, no pueden ser activados aquellos gastos en los cuales hayas podido incurrir, con la intención de producir algunos intangibles. Por ejemplo, en el caso de que hayas gastado en publicidad, aunque esto pueda traer beneficios a futuro para la empresa, debes contabilizar ese pago ahora y no mientras ves que la mejora en la imagen adquiere impacto en las ventas.

Cuentas que integran un activo diferido

Algo que debes saber es que las cuentas de activo, que son las que integran los activos diferidos, se clasifican en función de su disponibilidad. Además, recuerda que son el reflejo del patrimonio empresarial, ya que muestran los derechos y bienes de una institución financiera.

Las principales cuentas de activo son las que te describimos a continuación:

• Cuenta de caja: tiene disponibilidad inmediata.
• Cuenta de bancos: representa todo el capital en efectivo del que se puede disponer. Está resguardado por entidades financieras y nunca debes permitir que esté en rojo.
• Almacén: es aquella cuenta en la cual se guardan, tanto las mercancías como la materia prima de la cual dispone una compañía, para la fabricación de sus artículos.
• Cuenta de clientes: aparece el saldo de aquellas personas particulares e instituciones que compraron bienes tuyos y que aún no cubren su deuda, es decir, quienes compran a crédito. Aparecen incluidos en este punto el tema de los impuestos.
• Diversos deudores: aquellas personas que le deben a la empresa, aunque aún no ha cancelado. Incluye los préstamos personales.
• Mobiliario de la oficina de trabajo: abarcan todos aquellos bienes que sean tangibles dentro de una compañía. La importancia de esta cuenta radica en que, mediante esta cuenta, podrás saber la cantidad de dinero que se invirtió en los equipos que pone la empresa a disposición de sus usuarios.
• Activos tangibles: aunque en ocasiones no aparezcan en tu contabilidad, le producen grandes beneficios a tu compañía que no se pueden tocar. Aquí incluimos elementos como los son los derechos de autor o las patentes.

Clasificación de activos diferidos

Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:

1. Gastos Prepagados

Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado.

Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación  y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año.

Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra.

Lifeder, en su rama de administración y finanzas, nos da un ejemplo muy claro de los gastos prepagados:

Si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado.

En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales.’

2. Gastos diferidos

Los gastos diferidos, en comparación de los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido.

Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos.

Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles. Pueden ser la compra de un seguro de propiedad y accidentes (de inmueble o de los vehículos de la empresa, por ejemplo) que servirían como protección de los activos de la empresa para cualquier eventualidad que se pudiera llevar a cabo en el futuro.

Entonces, básicamente, estos gastos se diferencian por lo siguiente:

• Los gastos prepagados tienen el derecho legal de recibir el servicio por el que están pagando. Por ejemplo, cuando las empresas pagan por adelantado el alquiler/renta o algún otro gasto.
• Los gastos diferidos no tienen el derecho a recibir el servicio, ya que el goce del mismo se da a largo plazo.

¿En qué se clasifican los gastos diferidos?

Sabiendo que con los gastos diferidos también se busca obtener beneficios para el futuro como ingresos y/o utilidades, debemos distinguir que se estos se pueden clasificar en pagos anticipados y activos intangibles, por lo que podemos enlistar los siguientes ejemplos de ambos:

Los pagos anticipados se pueden encontrar representados en ejemplos como los siguientes:

• Renta de propiedades o instalaciones.
• Renta de equipos de trabajo.
• Publicidad.
• Primas de seguros y fianzas.
• Insumos de papelería.
• Regalías.
• Diseño e implementación de sistemas nuevos.
• Conocimiento científico o tecnológico.
• Adquisición de Licencias.
• El nivel de costo por mantenimiento del activo para obtener los beneficios económicos futuros.
• Observación y control sobre el activo.

Ahora bien, si nos referimos a los activos intangibles, podemos encontrar los siguientes ejemplos:

• Conocimiento científico o tecnológico.
• Seguros.
• Fondos de inversión.
• Plan de pensiones.
• Diseño e implementación de procesos nuevos.
• Adquisición de concesiones.
• La propiedad intelectual.
• Registro de marcas y patentes.
• Costos en las fases de investigación y desarrollo.
• Erogaciones en etapas preoperativas.

¿Cómo se registra un activo diferido?

Ahora es momento de llevar a la práctica lo que sabes sobre los activos diferidos. Te enseñamos cómo funciona de forma rápida y simple, a través de un ejemplo práctico.

Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año.

El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes.

En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde (como ya sabes) a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:

Entonces digamos que, en 1 mes, gastaste cerca de 200 cajas. En ese caso, debes amortizar los 100 y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:

Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000).

Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.

Activos diferidos vs. Pasivos diferidos

Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado.

Por ejemplo:

• Intereses.
• Comisiones.
• Arrendamientos.
• Honorarios.
• Servicios técnicos.
• Transportes como fletes y acarreos.
• Mercancías en tránsito ya vendidas.
• Cuotas de administración.
• Ventas a plazos.
• Entre otros.

Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido.

Para hacer más clara la diferencia, tomemos como ejemplo un caso expuesto por Economipedia, donde el activo diferido de un arrendamiento se crea al pagarlo en sola exhibición, se le puede ir descontando el importe al arrendador en diferentes periodos.

Para el arrendador, ese importe realizado al inicio del periodo sería un pasivo diferido. Ya que recibió el pago total del arrendamiento desde el primer momento, pero en su balance contable irá periodificando los ingresos por mensualidades al prestar este servicio de alquiler.

¡Eso es todo! Esperamos que esta nota haya sido de gran utilidad para conocer qué son los activos diferidos y sus más importantes características.

Con base en este nuevo conocimiento, ahora tendrás los recursos más claros para cumplir efectivamente los objetivos de tu empresa. Si vas a exportar mercancía de México y necesitas agilizar tus procesos financieros, recuerda que en Mundi puedes solicitar un servicio de factoraje sin recurso que te permitirá adelantar las facturas por cobrar de tus clientes, ¡en 24 horas! Contáctanos ahora.

¡Muchos éxitos!

Conocer la importancia de una orden de compra es vital para garantizar la legalidad de las exportaciones de una empresa y evitar inconvenientes durante los procesos financieros de la misma.

No solo se trata de un requisito indispensable durante una transacción comercial entre dos figuras, sino también de una herramienta financiera que aportará positivamente a la gestión contable de tu empresa y hará que los procesos comerciales sean ejecutados con mayor transparencia.

Pero, ¿qué es una orden de compra y cómo hacer una? ¿Cuál es la importancia de una orden de compra para una empresa? ¿Qué elementos debe contener una orden de compra para que esté completa?

Hemos escrito esta nota con el objetivo de explicarte a detalle cómo funciona una orden de compra para que puedas llevar un óptimo control de la actividad financiera de tu compañía. Al finalizar, podrás descargar de manera gratuita una plantilla de orden de compra para exportación que será de gran ayuda para optimizar los procesos de tu empresa.

¿Qué es una orden de compra?

Antes de mencionar la importancia de una orden de compra, primero echemos un vistazo a su definición. Una orden de compra es un documento oficial que determina la relación entre un cliente y proveedor.

En ella, el comprador solicita los productos que desea adquirir y detalla las características principales de dicha mercancía. Posteriormente, el vendedor revisará que la orden de compra contenga los datos necesarios para proceder a verificar la disponibilidad de lo solicitado.

Cuando las empresas saben cómo generar una orden de compra, se establece una relación directa entre ambas figuras y se genera un contrato formal para que el proceso sea ejecutado con mayor garantía.

Por lo tanto, una orden de compra es un recurso que aporta a la gestión de los procesos financieros internos y permite llevar un control del capital mucho más organizado, así que debes asegurarte de implementar este documento en tu negocio para que tus acuerdos comerciales cumplan con lo pactado.

¿Cuál es la importancia de una orden de compra?

Así como es vital conocer el impacto del factoraje sin recurso para tu empresa, es fundamental que sepas que la orden de compra es de gran importancia para la transparencia de tus transacciones comerciales en cualquier circunstancia.

Por lo tanto, a continuación te mencionamos algunas ventajas de este documento:

Genera confianza y seguridad

La importancia de la orden de compra radica en transmitir una noción de tranquilidad hacia tus clientes o proveedores.  Al estar todas las partes involucradas, cada una de las figuras son conscientes del proceso financiero que se está llevando a cabo.

Brinda garantía

Además de ser un recurso que garantiza la transparencia en los procesos de exportación e importación, la orden de compra es una constancia escrita sobre los productos adquiridos y sus más importantes atributos.

Es decir, la importancia de una orden de compra está en registrar detalles sobre el precio de la transacción, la cantidad de mercancías a negociar, su peso y las fechas de entrega.

Por ende, gracias a la implementación de una orden de compra, será mucho más fácil realizar alguna reclamación en caso de identificar alguna irregularidad.

Optimiza el inventario y regula el flujo de movimiento

Al llevar un control sobre las exportaciones e importaciones en relación a una orden de compra, estarás mejor informado sobre los productos que salen de tu inventario o los que están por llegar en un tiempo determinado.

Además, utilizando otras herramientas como lo es una hoja de balance, llevarás un control mejor regulado sobre las finanzas de tu empresa y sabrás qué mercancía es la que necesitas comercializar con mayor frecuencia.

Permite proyectar fechas de aprovisionamiento

La importancia de una orden de compra también gira en torno a identificar el flujo de exportación e importación de acuerdo a las necesidades del mercado.

Con este documento, tendrás una idea de los periodos en los que es más conveniente comercializar productos y evitar afectar la actividad productiva de tus clientes.

Flexibiliza el cálculo del presupuesto

A través de este recurso financiero, podrás tener una idea sobre los gastos de tu compañía en relación a los ingresos y egresos de la misma.

De esta manera, podrás realizar proyecciones a largo plazo que no desajusten tu presupuesto. He ahí la importancia de una orden de compra para los procesos tanto internos como externos de tu empresa.

¿Qué debe llevar una orden de compra?

Ahora que ya sabes el significado de la orden de compra, vamos a platicar sobre lo que este documento debe contener para que los procesos sean claros y efectivos.

De acuerdo a un informe de Hubspot, estas son las partes básicas de una orden de compra:

1. Encabezado

En este apartado de tu orden de compra deben ir los datos básicos de tu empresa, como pueden ser:

• Número de orden de compra
• Nombres del solicitante
• Dirección comercial
• Fecha del pedido

2. Información del proveedor

Aquí debe ir la información general del destinatario de la orden de compra. Al igual que en el punto anterior, incluye los datos básicos del proveedor como su nombre completo, un número de contacto y la dirección.

3. Datos del envío

Posteriormente en tu orden de compra, determina el lugar de origen y la ubicación de destino, así como también el método de envío, los términos y las fechas estimadas para la entrega de los productos.

4. Detalles del pedido

Realiza una lista detallada en tu orden de compra en relación a los productos que estás adquiriendo o comercializando. Para ello, procura incluir los siguientes puntos:

• Nombre completo del producto
• Código del producto
• Descripción del artículo
• Cantidad del artículo
• Peso del artículo
• Precio por unidad
• Fecha estimada de entrega

Del mismo modo, ten presente que esta información debe ser gestionada y entregada por el personal de logística al embarcador correspondiente. De este modo, ambas figuras tendrán conocimiento sobre el flujo de la mercancía y monitorear su trayecto hasta su entrega.

Asimismo, puedes hacer uso de un documento denominado routing order, el cual consiste en la instrucción emitida por el cliente a su proveedor con el fin de que la empresa de embarque pueda presentarse en el destino como un transportador autorizado.

5. Resumen

La parte final de una orden de compra está compuesta por los últimos detalles de la transacción, como pueden ser los descuentos aplicables, los impuestos, los costos de envío y el precio total del proceso de exportación o importación.

En ocasiones, la orden de compra funciona como la forma principal del contrato, incluso si este documento es firmado por el vendedor, se considera como aprobado por la parte.

Una vez firmado, ya se considera como un contrato legal, lo que hace que ambas partes tengan que cumplir lo estipulado. Es por esto que, al tomar la decisión de generar una orden de compra, debes revisar cautelosamente la información consignada para asegurar que ambas partes están de acuerdo al 100% con lo estipulado en el documento.

Si quieres optimizar tus procesos de exportación y contar con liquidez, recuerda que en Mundi podemos ayudarte a obtener el cobro anticipado de tus facturas de exportación.

¿Original vs. Copia?

La orden de compra se emite en original con copia, ¿quién y por qué se queda el documento original?

• Original: El documento original se le envía al vendedor. Sirve para preparar el pedido y comenzar la facturación en caso de que este sea aceptado.
• Copia: Comprador. La copia es propiedad del departamento de contabilidad para hacer el registro en de la cuenta por pagar, por lo regular otra copia se la queda el departamento de Compras. Le sirve como constancia de la mercancía que solicitó al vendedor.

Recomendaciones para el uso de una orden de compra

Ahora bien, es probable que ya conozcas la importancia de una orden de compra, así como los elementos que la componen y sus características básicas.

Sin embargo, queremos darte algunas recomendaciones para que tu experiencia con este documento sea satisfactoria y puedas aprovechar las ventajas de contar con este recurso.

• Asegúrate de contar con un departamento de compras y logística que se encargue de gestionar la orden de compra, ya que éste deberá darle seguimiento a la transacción desde su origen hasta su finalización.
• Percibe a una orden de compra como un requisito vital para cualquier tipo de transacción comercial de exportación o importación.
• Garantiza que tu empresa tenga los recursos necesarios para emitir una orden de compra y enviarla a las figuras involucradas. Asegúrate de establecer una buena comunicación entre tu cliente y tu compañía para evitar malentendidos en el camino.

Plantilla de orden de compra

Luego de haber comprendido la importancia de una orden de compra y entender su rol en los funcionamientos de una empresa, te invitamos a descargar esta plantilla de orden de compra internacional de forma gratuita para que comiences a utilizarla en las exportaciones e importaciones de tu compañía.

Orden de Compra Internacional

Esperamos que esta nota haya sido de gran ayuda para conocer qué es una orden de compra y cuál es su impacto en las empresas. Ten en cuenta que se trata de un documento vital para optimizar los flujos de mercancía y garantizar que los procesos se ejecuten con mayor transparencia.

Asegúrate de dar a conocer la importancia de una orden de compra a los colaboradores correspondientes de tu compañía para asegurar un flujo de trabajo en sintonía.

¡Éxitos!

El factoraje es la herramienta que usan algunos exportadores para convertir en efectivo en un periodo corto de tiempo, las facturas por cobrar que tienen de ventas a sus importadores. Esta herramienta, como hemos mencionado en otros artículos, es una de las herramientas financieras más seguras para los exportadores ya que esta al no necesitar ningún tipo de colateral y no es un crédito de banco tradicional, el proceso es aún más rápido y conlleva mucho menos consecuencias o restricciones para las empresas mexicanas.

Algunos beneficios conocidos del factoraje internacional es la flexibilidad de plazos de pago que pueden ofrecer los vendedores a sus clientes y por supuesto, la obtención de liquidez de forma casi inmediata. Sin embargo, existen algunas preguntas alrededor de la existencia de algunas obligaciones fiscales que deba considerar el exportador al momento de solicitar el factoraje de sus cuentas por cobrar.

Obligaciones fiscales del factoraje

En realidad, ya que este no es ningún tipo de crédito y no existe colateral, no hay mucho impacto en la contabilidad o en las obligaciones fiscales. Sin embargo, existen 2 cuestiones que sí deberás tener en cuenta para tener mayor control.

1. Emisión de los complementos de pago: el complemento de pago es un documento fiscal o de facturación que deja establecido que el pagador emitirá el pago de los productos en parcialidades. Este documento es importante que lo efectúen tanto el exportador como la entidad de factoraje. Por un lado, el exportador debe generarle uno a la entidad financiera en el momento de recibir el primer adelanto de la factura, este establecerá que habrá otro pago al finalizar el plazo acordado y así completar el total de la factura. Por otro lado, la empresa de factoraje deberá generar un complemento de pago para el comprador de la mercancía según los plazos de pago negociados en un inicio. Esto protegerá a ambas partes. También es importante que el exportador siempre esté vinculando este complemento de pago con el CFDI o Comprobante Fiscal Digital original, de esta manera el SAT podrá explicar los flujos de efectivo que estén sucediendo en esta operación.
2. Control de la hoja de balance: en este aspecto, tampoco habrá mucho cambio ya que las cuentas por cobrar se consideran activos, por lo que la liquidez que recibas por medio del factoraje, seguirá siendo considerado como activo. Sin embargo, sí recomendamos que en la hoja tengas un apartado que refleje los clientes con factoraje financiero. Este puede ser un rubro pequeño dentro la hoja para así tener mucho más control de la contabilidad.

Fuera de estos aspectos mencionados, no existen otras consideraciones para tomar el factoraje. Estas herramientas, por su flexibilidad y pocas repercusiones, está siendo uno de los tools financieros más empleados por países en desarrollo.

Tener tu documentación lista y preparada al momento de realizar una operación internacional es importante y puede evitarte problemas con tu cliente en el futuro. Los documentos dependen un poco de exactamente cuáles son los términos en los que acordaste la negociación, los INCOTERMS que se emplearon y los plazos de pago, pero en general los documentos que debes tener en cuenta y siempre presentes son los siguientes.

Letra de cambio

Este documento por lo general es considerado como un título crediticio que representa finalmente dinero. Este documento es expedido por el exportador, en este se describe que el importador o cliente debe pagar un monto específico a cambio del producto vendido en un lapso de tiempo determinado y estipulado en la letra de cambio. Es importante resaltar que este documento no es un medio de pago, sino que es un instrumento que los exportadores emiten para otorgar crédito a sus clientes.

Los datos que deben ser incluidos dentro de la letra de cambio son los siguientes:

• El lugar de emisión del documento.
• Domicilio del exportador.
• Fecha de emisión.
• Protesto de la obligación de pago del deudor.
• Aceptación de la deuda por el exportador.
• Monto final.
• Intereses moratorios.

Pagaré

Este tipo de documentos son efectuados por lo general por los importadores donde hacen una promesa de pago de un monto en específico al exportador o a quien porte la factura en ese momento. Para explicar este último punto, debemos ahondar un poco sobre las opciones que tienen los exportadores para ofrecer crédito a sus clientes.

Algunos exportadores, para no comprometer su liquidez y su operación, optan por herramientas financieras como el factoraje internacional. Lo cual permite ceder el derecho de cobro de las facturas vendidas a una entidad financiera. De esta manera, los importadores que reciben o emiten pagarés, deben estar informados de si el benefactor es el exportador o es la financiera de factoraje.

Factura comercial

Parece bastante obvio, pero realizar de manera adecuada una factura comercial es de suma importancia. Como lo mencionamos al inicio del artículo, este documento será el que determine los plazos de pago e incluso cuáles son las obligaciones de las partes involucradas en esta operación internacional. Algunas funciones extras por lo cual la factura comercial es de vital importancia son para la parte financiera son:

• Esta es necesaria para hacer el acompañamiento del envío.
• Ayuda en la identificación del envío y lograr identificar su contenido.
• También apoya en la declaración del valor de la mercancía exportada.